無鄰菴におけるメール誤送信に対する再発防止策につきまして

お客様各位
 
平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます
2021年12月19日13時20分に無鄰菴において発生いたしましたメール誤送信につきまして、以下の以下の通り改善策を講じ、再発防止に努めます。
お客様には、多大なるご心配とご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。
弊社といたしましてはこの度の事態を厳粛に受け止め、信頼回復と再発防止に努める所存でございますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

【システムの使用方法】
1. 顧客管理とメール送付について使用するシステムの分離
現状使用しているシステムについて、顧客情報の登録及び管理はセレクトタイプ社の顧客情報管理システム(以下、セレクトタイプ)を使用し、顧客へのメール送付はCybozu社メールワイズ(以下、メールワイズ)を使用する。
顧客管理機能とメール送付機能を切り離すことで誤送信のリスクを減らし、ダブルチェックの段階を確実に取り込む体制を整える。

2. メール送付時の複数人によるダブルチェック体制の設定
セレクトタイプからのアドレス抽出時、メールワイズへの送付先アドレス取り込み時に以下の確認作業を複数名で行う。
確認作業はリスト化し、読み合わせには社員が関わることとする。

(確認作業)
・送付先件数
・一番上と最後のアドレス確認

3. 一日辺りの対顧客メール対応機会のコントロール
顧客メール確認担当者には対応の時間を設け、オペレーションと両立しての顧客メール対応とならないよう、落ち着いた環境を整える。

 

【顧客情報の管理】
1. 顧客情報の収集目的の明確化
予約時に提供された個人情報を顧客情報として利用することを目的とし、左記目的に沿わない顧客情報の収集は行わない。
現在は新型コロナウィルスの感染拡大防止の一環として窓口にて個人情報を収集しているが、上記とは目的を異とすることから感染拡大防止を目的とした個人情報の収集は停止する。

2. 収集目的の明示
無鄰菴・岩倉具視幽棲旧宅公式ウェブサイトの来場予約、イベント予約の個人情報入力画面に、個人情報を顧客情報として利用することを以下の通り具体的に明示し、同意欄を設ける。

 (追加文言)
植彌加藤造園株式会社では入力いただいた個人情報や個人を識別又は特定できる情報を,予約情報として使用させていただくだけでなく,お客様情報として,①催事・各種教室のご案内,②当所からの通信・連絡、に使用させていただきます。
当社の個人情報保護方針はこちら(弊社個人情報保護方針にリンク)からご確認いただけます。
お客様情報として当社が使用することにご同意いただけない方の個人情報につきましては、一定期間保管後に削除をさせていただきます。

 □上記同意します。*お客様情報として登録させていただきます。
 □上記同意しません。*一定期間保管後,個人情報を削除します。

3. 顧客情報の管理
上記2について、顧客本人が予約時の個人情報について顧客情報としての登録に同意をしない場合、予約情報としてのみ利用し、利用後一定期間で削除をすることとする。

 

植彌加藤造園 
無鄰菴管理事務所 岩倉具視幽棲旧宅管理事務所 所長 太田絢子

 
【本件に関するお問い合わせ窓口】
植彌加藤造園株式会社 無鄰菴管理事務所
MAIL:
TEL/FAX:075-771-3909